Hiteles másolat készítése: ki készítheti, hogyan, és mennyibe kerül?

Mit jelent a hiteles másolat?

Hiteles másolat készítésekor egy erre jogosult személy vagy szervezet igazolja, hogy a másolat megegyezik az eredetivel; ettől több egy fénymásolatnál vagy egy beszkennelt fájlnál. Ezt az igazolást záradéknak hívják. Papíron a jogosult aláírása hitelesíti, elektronikus másolatnál ezt a szerepet az elektronikus aláírás vagy az elektronikus bélyegző tölti be. A hiteles másolat angol neve certified copy.

A papírról készült elektronikus változatot a digitális állampolgárság egyes szabályairól szóló 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet határozza meg. Eszerint hiteles elektronikus másolat az, amely „valamely nem elektronikus dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes” (2. § 3. pont).

Képi egyezésnél a másolatból a papíririat minden, a joghatás szempontjából lényeges tartalmi és formai eleme megismerhető; tartalmi egyezésnél a tartalmi elemek igen, a képi megjelenés nem (2. § 4. és 6. pont).

Létezik egyszerű másolat is; a polgári perrendtartás külön említi a hiteles és az egyszerű másolatot (Pp. 322. § (1) bekezdés). Az egyszerű másolat, például egy fénymásolat egyezését senki nem igazolja, ezért ha egy hatóság, bank vagy bíróság hiteles másolatot kér, az egyszerű másolat nem felel meg a kérésnek.

Hogy mennyit bizonyít a hiteles másolat, az eredeti iraton múlik. A közokiratról (például egy hatósági határozatról) készült másolatnak „az eredeti közokiratéval azonos bizonyító ereje van”, ha a közokirat kiállítására jogosult vagy megőrzésére hivatott szerv, az ő ellenőrzésük mellett más, vagy a Dáptv. szerinti központi hiteles másolatkészítési szolgáltatás készítette (Pp. 324. § (1) bekezdés).

Ha viszont magánokiratról, például egy szerződésről készül közokiratba foglalt másolat, az „csupán azt bizonyítja, hogy annak tartalma a közokiratnak nem minősülő eredeti okiratéval megegyezik” (Pp. 324. § (2) bekezdés). Magánokiratnál tehát a hiteles másolat az egyezést igazolja, azt nem, hogy az eredeti irat érvényes.

Ki készíthet hiteles másolatot?

Hiteles másolatot közjegyző, ügyvéd, a hivatalok, a cégek a saját vagy általuk őrzött irataikról, és bizonyos esetekben maga az irat kiállítója készíthet. Hogy kihez fordulj, attól függ, milyen iratról és milyen célra kell a másolat.

Közjegyző

A közjegyző tanúsítja, „hogy a másolat az előtte felmutatott okirattal megegyező” (Kjtv. 136. § (1) bekezdés a) pont). Akkor hitelesítheti a másolatot, ha az eredeti jól olvasható: összehasonlítja a kettőt, és az egyezést hitelesítési záradékkal tanúsítja (137. § (1) bekezdés).

A záradékban jelzi azt is, ha a másolat csak az irat egy része, vagy ha az eredetin változtatás, sérülés látszik (137. § (2) bekezdés). Elektronikus másolatot is hitelesíthet, ezt „minősített elektronikus aláírással látja el” (137. § (3) bekezdés).

A közjegyző tanúsítványa közjegyzői okirat, és ha a törvényben előírt alakszerűségekkel készült, közokirat (111. § (1)–(3) bekezdés). Az okirat jogszerűségét és érvényességét a közjegyző ilyenkor nem vizsgálja (136. § (2) bekezdés a) pont). Kérheted azt is, hogy egy okirat elektronikus hiteles másolatát az elektronikus letéti tárban helyezze el: ott három évig őrzik, és ez külön kérelemre többször meghosszabbítható (171/A. § (1) bekezdés).

Ügyvéd

Az ügyvéd és a kamarai jogtanácsos papíralapú okiratot – utalvány, értékpapír vagy más vagyoni értékű jogot megtestesítő okirat kivételével – elektronikus okirattá alakíthat, de „kizárólag oldalhű elektronikus másolatot készíthet” (Üttv. 46. § (1)–(2) bekezdés).

Ehhez minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú aláírást használ, amelynek tanúsítványában vagy szerepkör-igazolásában a bizalmi szolgáltató feltüntette, hogy az aláíró ügyvédi kamarai tagsága fennáll, vagy szerepel a kamarai nyilvántartásban (18. § (1) bekezdés a) pont). A Netlock ügyvédi tanúsítványa megfelel ennek: a Magyar Ügyvédi Kamarával közösen fejlesztettük, és chipkártyán vagy felhőben is igényelheted.

Ha az ügyvéd ilyen aláírást és időbélyegzőt tesz a másolatra, „az ellenkező bizonyításáig úgy kell tekinteni, hogy az elektronikus okirat a papíralapú okirattal az időbélyegzőben megjelölt időpontban mindenben megegyezett” (46. § (4) bekezdés). Az elektronikus okiratot a másolatkészítéstől számítva tíz évig őrzi meg, ha a felek hosszabb időben nem állapodtak meg (46. § (5) bekezdés).

Fordítva is működik: az általa készített elektronikus magánokiratot papírra alakíthatja. Ilyenkor ellenőrzi az aláírások érvényességét, és a záradékban rögzíti, melyik aláírás érvényes, érvénytelen, vagy melyiknek nem állapítható meg az érvényessége (46/A. § (3) és (5) bekezdés).

Cég vagy más szervezet

Ha a céged állította ki a papíralapú okiratot, vagy a céged őrzi, maga is készíthet róla hiteles elektronikus másolatot. A cég mint másolatkészítő a másolatot „minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel vagy elektronikus aláírással látja el, és arra elektronikus időbélyegzőt helyez el” (321/2024. Korm. rendelet 74. § (1)–(2) bekezdés).

A saját iratnál képi vagy tartalmi, a más által kiállított, de nálatok őrzött iratnál képi egyezés kell. A másolatkészítésre jogosultakat belső szabályzatban kell kijelölni, a másolatkészítési szabályzatot pedig „nyilvánosan, elektronikus úton” közzé kell tenni (71. § (1) és (3) bekezdés).

A bíróság előtt is számít, hogyan hitelesít a cég. A jogi személy, például egy kft. által kiállított vagy őrzött okiratról készült papír alapú vagy elektronikus másolat „teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratéval”, ha a jogi személy ezt a Pp. 325. § (1) bekezdés d) vagy f) pontjának megfelelő másolattal igazolta (Pp. 327. §).

Ez azt jelenti, hogy a másolatot a képviseletre jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint aláírta, vagy minősített, illetve minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző került rá. A papíron használt „eredetivel megegyező” cégbélyegzőt a Pp. nem említi: papírmásolatnál a képviseletre jogosult aláírása számít.

Kormányablak és más hivatalok

A hivatalok az elektronikus ügyintézés során a papíron beérkező iratról hiteles elektronikus másolatot készítenek vagy készíttetnek (Dáptv. 22. § (2) bekezdés a) pont). A kormányablak „a 49–54. §-ban meghatározott feladatainak ellátása érdekében” jogosult az ügyfél által benyújtott papíralapú iratokról hiteles elektronikus másolatot készíteni, vagyis az ott intézett ügyekhez (568/2022. (XII. 23.) Korm. rendelet 55. § (2) bekezdés).

Az általa hitelesített másolatként továbbított iratot az eljáró hatóság akkor is köteles elfogadni, ha kormányrendelet eredeti példányt ír elő (55. § (3) bekezdés), a közokiratnak minősülő eredeti iratot pedig visszakapod (55. § (4) bekezdés).

Ha nem hivatali ügyhöz kell hiteles másolat, hanem például egy bizonyítványról vagy oklevélről, a közjegyző hitelesítheti.

Magánszemélyként a saját iratodról

A rendelet a magánszemélyeknek is ad lehetőséget. Az általad kiállított papíralapú iratról magad is készíthetsz elektronikusan hitelesített példányt: digitalizálod, és a záradékot, amely szerint az elektronikus példány a papíralapúval megegyezik, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látod el (321/2024. Korm. rendelet 69. § (1)–(3) bekezdés).

Egy minősített elektronikus aláírás ennek megfelel, mert az eIDAS-rendelet szerint a minősített aláírás egyben fokozott biztonságú aláírás is (3. cikk 12. pont). Ha még nincs ilyen aláírásod, a Netlocknál ingyen regisztrálhatsz: a regisztrációtól kb. 3 perc alatt minősített elektronikus aláírásod lesz, és 15 ingyenes aláírást kapsz.

Többoldalú iratnál, például egy két fél által aláírt szerződésnél, a másolat akkor hiteles, ha a záradékon minden aláíró vagy jogutódja legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírása szerepel (69. § (4) bekezdés). Az így készült elektronikus példány „bizonyító ereje az alapul szolgáló papíralapú irattal megegyezik” (69. § (6) bekezdés).

A Netlockban a partneredet is meghívhatod aláírni: ingyen regisztrál, ingyenes minősített tanúsítványt kap, és ő is 15 ingyenes aláírást kap. Az aláírását a saját kreditedből is fizetheted, de ő is fizethet, így a záradék aláírása nem akad el a krediten. Az aláírt példányt minden aláíró automatikusan megkapja.

Fordítva is lehet: a saját magad által kiállított vagy elektronikusan aláírt elektronikus iratot papíron, a saját nevedben záradékolhatod (67. § (1) bekezdés). A záradékon az aláírásodon, a kelten és az egyezésre utaló szövegen túl két tanú aláírása is kell, azzal a szöveggel, hogy előttük írtad alá, vagy előttük ismerted el az aláírást a sajátodnak (67. § (3)–(4) bekezdés).

Többoldalú iratnál minden aláírónak záradékolnia kell (67. § (5) bekezdés). A rendeletnek ez a része a Dáptv. szerinti digitális szolgáltatásokra és azok felhasználóira vonatkozik (1. § (1) bekezdés).

Hiteles másolat készítése papírról elektronikusan: a lépések

A papírról készülő elektronikus másolatra a 321/2024. Korm. rendelet XII. fejezete az irányadó, amely a papíralapú közokiratokra, magánokiratokra és számviteli bizonylatokra egyaránt vonatkozik (1. § (2) bekezdés). Egy szervezet így készít hiteles elektronikus másolatot (70–71. §):

1. Digitalizálás. Elkészíti az elektronikus másolatot, például szkenneléssel.
2. Egyeztetés. Megállapítja, hogy a másolat képileg vagy tartalmilag megegyezik a papíririattal. Ha a másolat nem tartalmazza az irat teljes tartalmát, ezt is feltünteti (70. § (4) bekezdés).
3. Záradék. A másolat hitelesítési záradékot kap: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” (70. § (2) bekezdés).
4. Metaadatok. Rögzíti a másolatkészítő szervezet nevét, az egyezésért felelős személyt, a másolatkészítő rendszer vagy szabályzat nevét és verzióját, a másolatkészítés idejét és a másolatkészítési rend elérhetőségét (70. § (3) bekezdés).
5. Hitelesítés. Minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy aláírást tesz a másolatra, és ha az időpont feltüntetése szükséges, időbélyegzőt is (70. § (2) és (5) bekezdés). A cég saját vagy őrzött iratainál az időbélyegző kötelező (74. §).
6. Szabályzat. Belső szabályzatban kijelöli, ki készíthet másolatot, és nyilvánosan közzéteszi a másolatkészítési szabályzatát (71. § (1) és (3) bekezdés).

A másolat zárt rendszerben, automatikusan is készülhet (72. § (1) bekezdés). Ilyenkor a dokumentumonkénti ellenőrzés helyett mintavételes ellenőrzés is elég, de az automatikusan készített másolatot „elektronikus bélyegzővel és időbélyegzővel kell ellátni” (72. § (2)–(3) bekezdés).

Megéri pontosan követni a szabályokat: ilyenkor „az elektronikus dokumentum bizonyító ereje megegyezik az eredeti papír alapú dokumentum bizonyító erejével” (Dáptv. 22. § (3) bekezdés a) pont).

Hogyan készül hiteles papíralapú másolat elektronikus iratról?

Elektronikus iratról hiteles papírmásolatot a hivatalok és a Kormány által kijelölt szolgáltató, a közjegyző, az ügyvéd az általa készített okiratról, valamint maga a kiállító készíthet (321/2024. Korm. rendelet 66. § (1)–(2) bekezdés, Kjtv. 137. § (3) bekezdés, Üttv. 46/A. §). A hivatalok így járnak el:

1. Ellenőrzés. Megnézik, hogy az elektronikus irat az aláírás óta nem változott-e, és hogy az aláírás időpontjában érvényes volt-e a tanúsítvány (66. § (7) bekezdés). Az ellenőrzés menetét az elektronikus aláírás ellenőrzése oldalunk mutatja be.
2. Nyomtatás. A papírra kerül az elektronikus irat szöveges és ábrázolt tartalma (66. § (3) bekezdés a) pont).
3. Záradék. Ebben szerepel többek között a kiadmányozó neve és az aláírás időpontja, bélyegzővel ellátott iratnál a bélyegző létrehozójának adatai, az „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” szöveg, a keltezés, valamint a másolatkészítő aláírása és bélyegzőlenyomata (66. § (3) bekezdés b)–f) pont).

A papírmásolat úgy is elkészülhet, hogy a teljes, hitelesített elektronikus dokumentum gépi úton leolvasható kódként kerül rá (66. § (6) bekezdés). Az így előállított papíralapú kiadmány bizonyító ereje az alapul szolgáló elektronikus irattal megegyezik (68. §).

Milyen aláírás és időbélyegző kell a hiteles elektronikus másolathoz?

Attól függ, ki készíti a másolatot. A szabályokat ez a táblázat foglalja össze:

Aláírásnál a rendelet olyan tanúsítványt kér, amelyre vonatkozóan a bizalmi szolgáltató „kizárja az álnév használatát”, és igazolja, hogy a személyazonosításhoz használt hatósági igazolványban szereplő névvel „betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név” (70. § (5) bekezdés). A Netlock aláíró tanúsítványa megfelel ennek a követelménynek.

Céges másolatnál a bélyegző a cég nevében hitelesít: az eIDAS-rendelet szerint a bélyegző létrehozója jogi személy (3. cikk 24. pont). Hogyan kaphat a céged bélyegzőt, az e-bélyegzőről szóló oldalunk mutatja be. Ha nem tudod eldönteni, melyik kell, az aláírás és a bélyegző különbségéről szóló cikkünk segít.

Az időbélyegző az eIDAS-rendelet szerint az adatokat egy időponthoz köti, „amivel igazolják, hogy utóbbi adatok léteztek az adott időpontban” (3. cikk 33. pont). A minősített időbélyegzés ennél többet is ad: az eIDAS-rendelet szerint „vélelmezni kell az általa feltüntetett dátum és időpont pontosságát, valamint az adott dátumhoz és időponthoz kapcsolt adatok sértetlenségét” (41. cikk (2) bekezdés).

Az ügyvédi másolatnál a törvény kifejezetten az időbélyegzőben megjelölt időpontra mondja ki az egyezést (Üttv. 46. § (4) bekezdés).

A Netlock minősített bizalmi szolgáltató: az EU bizalmi listáján minősített tanúsítvány kiadójaként szerepel elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz, valamint minősített időbélyegzés nyújtójaként. A bizalmi szolgáltatókat Magyarországon a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság felügyeli (Dáptv. 95. § (1) bekezdés). Ha a Netlockkal írsz alá, minden aláírásodra minősített időbélyeg kerül.

Mennyibe kerül a hiteles másolat?

Hivatalos díjtétel a közjegyzői hitelesítésre van. A közjegyzői díjszabásról szóló 22/2018. (VIII. 23.) IM rendelet szerint „az okiratról készült másolat, kiadmány és kivonat hitelesítésének munkadíja oldalanként 750 Ft” (33. § (1) bekezdés). Ha az okirat kizárólag vagy túlnyomórészt számokból áll, vagy idegen nyelvű, a munkadíj kétszeresét kell felszámítani (33. § (2) bekezdés).

A munkadíjon felül a közjegyző az igazoltan felmerült készkiadásait, például a postaköltséget is felszámítja (15. §), és a várható összegről az eljárás megkezdésekor tájékoztat (2. §).

Az ügyvédi díjról a törvény szerint „a felek – az e §-ban foglalt eltérésekkel – a megbízási díjban szabadon állapodnak meg” (Üttv. 30. § (1) bekezdés).

Ha a céged vagy te magad készítesz elektronikus másolatot, az aláírás vagy a bélyegző és az időbélyegzés költségével számolj. A Netlocknál a személyes és a céges aláíró tanúsítvány is ingyenes, a regisztráció szintén, 15 aláírást ingyen kapsz, utána egy aláírás 1 kredit, és minden aláírásodra minősített időbélyeg kerül. Az aktuális árakat a csomagok és árak oldalon találod. Időbélyeget külön is vásárolhatsz az alkalmazáson belüli áruházban, bármilyen mennyiségben: minél többet veszel, annál olcsóbb. A bélyegzőtanúsítvány díját az alkalmazásban látod, igénylés előtt.

Mely jogszabályok szabályozzák a hiteles másolatot?

A hiteles másolatról nincs egyetlen törvény: a szabályok több jogszabályban vannak, attól függően, ki készíti a másolatot.

Sok helyen még hatályon kívül helyezett szabályokra hivatkoznak. A papírról készülő elektronikus másolatra korábban a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, majd a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet vonatkozott: az előbbit 2017. január 1-jével az utóbbi, azt pedig 2024. november 7-ével a 321/2024. Korm. rendelet helyezte hatályon kívül. Az E-ügyintézési törvényt (Eüsztv.) 2024. szeptember 1-jével a Dáptv. váltotta fel.

Papírszámlánál a befogadónak az eredeti példányt, vagy – ha a törvény nem zárja ki – eredeti példány hiányában annak hiteles másolatát kell megőriznie (Áfa tv. 179. § (2) bekezdés). Hogy a számlát mikor és hogyan őrizheted meg elektronikusan, a számlák és más iratok elektronikus megőrzéséről szóló cikkünk mutatja be.

GYIK