HR-dokumentumok elektronikus aláírása: munkaszerződés és munkaügyi iratok papír nélkül
Somkuti András · CEO & Alapító · Frissítve: 2026. november 11.
Mit mond a Munka Törvénykönyve az elektronikus dokumentumról, mely munkaügyi iratokat írhatjátok alá elektronikusan, és mire figyelj – forrásokkal. A munkavállalóid ingyen regisztrálnak, az aláírásukat pedig te is fizetheted.
Ingyenes tanúsítvány és 15 ingyenes aláírás – a meghívott munkavállalónak is.
Nagyobb szervezeteknek: SSO, SLA, API, egyedi QTSP-dokumentáció
A HR-dokumentumok elektronikus aláírása azt jelenti, hogy a munkaszerződést, a módosításait és a többi munkaügyi iratot a munkáltató és a munkavállaló elektronikus dokumentumként írja alá, papír nélkül. A Munka Törvénykönyve szerint az elektronikus dokumentum írásbelinek számít, ha alkalmas a benne foglalt információ változatlan visszaidézésére, valamint a nyilatkozó és az időpont azonosítására.
Aláírható elektronikusan a munkaszerződés?
Igen. A Munka Törvénykönyve (Mt.) 44. §-a kimondja: „A munkaszerződést írásba kell foglalni.” Az írásbeli alakot elektronikus dokumentum is teljesíti: a 22. § (2) bekezdés a) pontja szerint írásbelinek kell tekinteni a jognyilatkozatot, „ha annak közlése a jognyilatkozatban foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozattevő személyének és a jognyilatkozat megtétele időpontjának azonosítására alkalmas elektronikus dokumentumban […] kerül sor”.
Az Mt. nem nevez meg aláírástípust. Azt kívánja, hogy az iratból kiderüljön, mi a tartalma, ki tette a nyilatkozatot és mikor, a közlést pedig vita esetén annak kell bizonyítania, aki a nyilatkozatot tette (24. § (4) bekezdés). A minősített elektronikus aláírással aláírt dokumentum ezekre a kérdésekre magában az iratban ad választ:
- Ki írta alá? A minősített tanúsítványt minősített bizalmi szolgáltató bocsátja ki, és igazolja legalább az aláíró nevét vagy álnevét (az eIDAS-rendelet 3. cikk 14–15. pontja).
- Változott-e a tartalom? Az aláírt adatok „minden későbbi változása nyomon követhető” (eIDAS 26. cikk d) pont).
- Mikor írták alá? Ezt az aláíráshoz kapcsolt időbélyegző rögzíti; a minősített időbélyegzőnél „vélelmezni kell az általa feltüntetett dátum és időpont pontosságát” (eIDAS 41. cikk (2) bekezdés). A Netlockban minden aláírásra minősített időbélyeg kerül.
A minősített aláírás emellett a saját kezű aláírással azonos joghatású (eIDAS 25. cikk (2) bekezdés), a vele aláírt elektronikus okirat pedig teljes bizonyító erejű magánokirat (Pp. 325. § (1) bekezdés f) pont).
Mit mond a Munka Törvénykönyve az elektronikus dokumentumról?
Az Mt. alábbi szabályai mutatják meg, mire figyelj, ha a munkaügyi iratokat elektronikusan kezeled:
| Szabály | Mit mond? | Mit jelent a HR-nek? |
|---|---|---|
| 22. § (1) | A jognyilatkozatot alaki kötöttség nélkül lehet megtenni, ha munkaviszonyra vonatkozó szabály vagy a felek megállapodása másként nem rendelkezik; a munkavállaló kérésére a munkáltatónak akkor is írásba kell foglalnia, ha nem kötelező | Ha a munkavállaló kéri, a nem kötelező nyilatkozatot is írásban kell kiadnod. |
| 22. § (2) a) | Az elektronikus dokumentum írásbeli, ha alkalmas az információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozó és az időpont azonosítására | Az írásbeli alakot elektronikusan is teljesítheted. |
| 22. § (3) | „A megállapodást, ha írásba kellett foglalni, módosítani vagy megszüntetni csak írásban lehet.” | A munkaszerződés módosítását és a közös megegyezést is írásban kell megkötni. |
| 22. § (4) | Az alaki kötöttség megsértésével tett jognyilatkozat – ha a törvény másként nem rendelkezik – érvénytelen, kivéve, ha a felek egyező akaratából teljesedésbe ment | A formát nem tartó irat érvénytelen lehet. |
| 23. § (1) | „A munkáltató köteles a megállapodás írásba foglalásáról gondoskodni és ennek egy példányát a munkavállalónak átadni.” | Az aláírt szerződés egy példányát a munkavállalónak is meg kell kapnia. |
| 24. § (1) | Az elektronikus dokumentum akkor közölt, amikor a címzett számára hozzáférhetővé válik, vagyis megismerheti a tartalmát; a közlés az átvétel megtagadása esetén is hatályos | A közlés a hozzáféréssel megtörténik. |
| 24. § (4) | „Vita esetén a jognyilatkozatot tevő felet terheli annak bizonyítása, hogy a közlés szabályszerűen megtörtént.” | Tudnod kell igazolni, hogy az irat a munkavállaló számára hozzáférhetővé vált. |
| 20. § (1) | „A munkáltató képviseletében jognyilatkozat tételére a munkáltatói jogkör gyakorlója jogosult.” | A munkáltató nevében a munkáltatói jogkör gyakorlója ír alá, a saját aláírásával. |
HR-dokumentumok elektronikus aláírása: mely iratokat írhatod alá?
Az Mt. többek között az alábbi iratoknál ír elő írásbeli alakot. Ezek elektronikus dokumentumban is elkészülhetnek, ha megfelelnek a 22. § (2) bekezdés a) pontjának (a kivételeket lásd lejjebb). A tájékoztatásokra a 18. § (1) bekezdése szerint a jognyilatkozat szabályait kell megfelelően alkalmazni.
| Irat | Mit ír elő az Mt.? | Forrás |
|---|---|---|
| Munkaszerződés | Írásba kell foglalni | 44. § |
| A munkaszerződés módosítása, közös megegyezés a munkaviszony megszüntetéséről | Csak írásban, mert a munkaszerződést írásba kellett foglalni | 22. § (3) |
| Tájékoztatás a munkafeltételekről | Írásban, legkésőbb a munkaviszony kezdetétől számított hét napon belül | 46. § (1) |
| Munkáltatói felmondás | Meg kell indokolni; ahol a törvény indokolást ír elő, a munkáltató írásban indokol, és kioktat az igényérvényesítés módjáról | 66. § (1), 22. § (5) |
| Versenytilalmi megállapodás | Írásba kell foglalni | 228. § (3) |
| Tanulmányi szerződés | Írásba kell foglalni | 229. § (3) |
| Leltárfelelősségi megállapodás | Írásba kell foglalni | 184. § (1) |
| Hátrányos jogkövetkezménnyel járó intézkedés | Írásba kell foglalni és indokolni kell | 56. § (5) |
| Bérelszámolás (bérjegyzék) | Írásbeli tájékoztatás a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig | 155. § (2) |
| Átvételi jegyzék vagy elismervény megőrzésre átadott eszközről | A munkavállaló megőrzési felelősségéhez az átvételt az aláírásával kell igazolnia; a minősített aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású (eIDAS 25. cikk (2)) | 180. § (3) |
| A munkavállaló meghatalmazása a képviselőjének | Írásba kell foglalni | 21. § (1) |
A munkaviszony végén kiadandó igazolásokat a munkaviszonyra vonatkozó szabályok és más jogszabályok írják elő (80. § (2) bekezdés), ezért ezeknél az adott jogszabály szerinti formát kövesd.
Ha egy iratot nem egy ember ír alá, hanem a cég ad ki nagy tételben, például a bérelszámolást, az elektronikus bélyegző is szóba jöhet: az eIDAS-rendelet szerint a kapcsolt adatok „eredetét és sértetlenségét” biztosítja (3. cikk 25. pont).
Példa: így írja alá az új munkatárs a munkaszerződését
Egy új belépő munkaszerződése a Netlockban így készülhet el:
- Feltöltöd a szerződést PDF-ben, és megadod az aláírókat. Először a munkáltatói jogkör gyakorlója, például az ügyvezető írja alá, utána a munkavállaló. Ha a HR-vezetőnek előbb jóvá kell hagynia a szerződést, jóváhagyóként is beállíthatod.
- A munkáltató nevében aláíró személy aláír minősített aláírással, akár telefonon; minden aláírást kétlépcsős azonosítással (MFA) erősít meg.
- A munkavállaló meghívást kap. Ingyen regisztrál, az azonosítás automatikus (szükség esetén munkatársunk ellenőrzi), és bármilyen kamerás eszköz elég hozzá: a videós azonosításnál a kamerába mutatja a személyi igazolványát vagy az útlevelét, majd az arcát. A regisztrációtól kb. 3 perc alatt minősített aláírása lesz, és aláírja a szerződést. Ingyenes tanúsítványt és 15 ingyenes aláírást kap.
- Megkapja a példányát. A munkáltatónak gondoskodnia kell arról, hogy a munkavállaló megkapja a szerződés egy példányát (Mt. 23. § (1) bekezdés). Ebben segít, hogy a Netlockban az aláírt dokumentumot minden aláíró automatikusan megkapja e-mailben, és az alkalmazásból le is töltheti.
- Hét napon belül tájékoztatsz. A 46. § (1) bekezdés szerinti írásbeli tájékoztatást ugyanígy, elektronikusan aláírva is átadhatod.
Ha sok hasonló iratot kell aláírnod, például egyszerre több munkaszerződés-módosítást, tömeges aláírással a rád váró dokumentumokat egyetlen megerősítéssel írhatod alá. A jóváhagyás nem kerül kreditbe, csak az aláírás, és az emlékeztetők is élnek. A további lehetőségeket az aláírási és jóváhagyási folyamatok oldala mutatja be.
A munkavállaló aláírását a saját kreditedből is fizetheted, de ő is fizetheti, például ha a te ingyenes krediteid elfogytak, így az aláírás nem akad el a krediteken. A munkáltató nevében aláíró személy is 15 ingyenes aláírással kezd, utána egy aláírás 1 kredit.
Ingyenes tanúsítvány és 15 ingyenes aláírás; a munkavállaló is ingyen regisztrál
Elektronikus munkaszerződés: mire figyelj?
- A munkáltató nevében a jogosult írjon alá, a saját aláírásával. A munkáltató képviseletében a munkáltatói jogkör gyakorlója tehet nyilatkozatot (Mt. 20. § (1) bekezdés). Erre a DÁP eAláírás nem alkalmas, mert a Dáptv. 54. § (7) bekezdése szerint magánszemélyként használható; a DÁP súgója szerint a cégvezetőként tett aláírás „nem lesz érvényes”. Részletek: a DÁP-os aláírásról szóló cikkünk.
- A munkavállaló kapja meg a példányát, és legyen bizonyítható a közlés. Az elektronikus dokumentum akkor közölt, amikor a munkavállaló számára hozzáférhetővé válik, vagyis lehetősége nyílik megismerni a tartalmát, és a közlés akkor is hatályos, ha az átvételt megtagadja (24. § (1) bekezdés). Vita esetén neked kell bizonyítanod, hogy a közlés szabályszerűen megtörtént (24. § (4) bekezdés).
- Ha a munkavállaló nem tud írni vagy olvasni, vagy nem érti az irat nyelvét, az írásbeli nyilatkozata csak külön feltételekkel érvényes (22. § (6)–(7) bekezdés): közokiratban, vagy olyan teljes bizonyító erejű magánokiratban, amelyen az aláírást bíróság vagy közjegyző hitelesíti, illetve ügyvéd vagy két tanú igazolja. A nyelvet nem értő munkavállalónál az okiratból annak is ki kell tűnnie, hogy a tartalmát a tanúk egyike vagy a hitelesítő személy felolvasta és megmagyarázta neki. Külföldi munkavállalónál ezért olyan nyelven készítsd az iratot, amelyet ért.
- Fiatal, vagyis 18 év alatti munkavállalónál (294. § (1) bekezdés a) pont) a munkaszerződés megkötésére, módosítására vagy megszüntetésére irányuló nyilatkozatához a törvényes képviselő hozzájárulása is kell (21. § (4) bekezdés). A Netlockban bárki regisztrálhat, de tanúsítványt csak 18 éves kortól adunk ki, így a fiatal munkavállaló Netlock-tanúsítvánnyal nem írhat alá.
- A munkaügyi iratok közé az aláírt fájl kerüljön. A teljes bizonyító erő az elektronikus okiratra vonatkozik (Pp. 325. § (1) bekezdés f) pont), ezért ne csak a kinyomtatott példányt tedd el, hanem az aláírt elektronikus dokumentumot is. A megőrzés szabályairól az elektronikus archiválás témájú cikkünk szól.
Munkaszerződés aláírása online: mit kap a munkavállaló?
A munkavállalódnak nem kell előre semmit beszereznie, elég egy kamerás telefon. Amit kap:
- Ingyenes regisztrációt és minősített tanúsítványt. Akit meghívsz, ingyen regisztrál, és ingyenes tanúsítványt kap.
- Automatikus azonosítást. Az azonosítás automatikus, szükség esetén munkatársunk ellenőrzi, percek alatt kész, külön alkalmazás nélkül, és a regisztrációtól kb. 3 perc alatt minősített aláírása lesz. Bármelyik uniós tagállam személyi igazolványával vagy útlevelével azonosíthatja magát, Magyarországon a DÁP-pal is, az Egyesült Államokban útlevéllel vagy jogosítvánnyal; chipes személyivel a Netlock mobilappjával még gyorsabb.
- Aláírást telefonon. Minden funkció működik mobilon is, az aláírás is, és az aláírt dokumentumot automatikusan megkapja.
- 15 saját ingyenes aláírást. Az aláírását a munkáltató a saját kreditjéből is fizetheti, de ő is fizetheti, így az aláírás nem akad el a krediteken.
- Két évig érvényes tanúsítványt, amelyet egy kattintással, ingyen megújíthat. Ha elveszíti a telefonját, az alkalmazás „Tanúsítványok” menüpontjában egy kattintással visszavonhatja, vagy e-mailben (revocation@netlock.com), illetve telefonon (+36 1 437 6655) az ügyfélszolgálaton keresztül.
Mit kap a HR a Netlocknál?
A Netlock minősített bizalmi szolgáltató. Szerepel az Európai Unió bizalmi listáján minősített aláíró-, bélyegző- és weboldal-hitelesítő tanúsítványok, valamint minősített időbélyegzés nyújtójaként. A bizalmi szolgáltatókat Magyarországon a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság felügyeli (Dáptv. 95. § (1) bekezdés), a nyilvántartásuk az NMHH bizalmi szolgáltatói nyilvántartásában nézhető meg. A minősített bizalmi szolgáltató státuszunk dokumentumait külön oldalon gyűjtöttük össze.
Amit a HR-nek adunk:
- Ingyenes indulás: a regisztráció és a minősített tanúsítvány ingyenes, és 15 ingyenes aláírást kapsz. A személyes és a céges aláíró tanúsítvány is ingyenes.
- A munkavállalóidnak ingyenes a kezdés: akit aláírni hívsz, ingyen regisztrál, ingyenes tanúsítványt és 15 ingyenes aláírást kap. Az aláírását a saját kreditedből is fizetheted, de ő is fizetheti, így az aláírás nem akad el a krediteken.
- Tömeges aláírás, időbélyeg, példány minden aláírónak: a rád váró iratokat egyetlen megerősítéssel írhatod alá, minden aláírásra minősített időbélyeg kerül, és az aláírt dokumentumot minden aláíró automatikusan megkapja e-mailben, az alkalmazásból pedig le is töltheti. A jóváhagyás és a szavazás nem kerül kreditbe, csak az aláírás.
- Személyes adatok védelme és auditlánc: a személyes adatokat tartalmazó mezőket mezőszintű védelem óvja, a jóváhagyások, az aláírások és a hozzáférések pedig egy auditláncba kerülnek.
- Közös céges fiók: a HR, a vezetők és a többi aláíró egy közös fiókban, közös kreditből dolgozhat, és a tanúsítvánnyal a munkáltató nevében is aláírhattok.
- Használat szerinti díj: havidíj helyett kreditet veszel, és egy aláírás 1 kredit. Minél nagyobb a csomag, annál olcsóbb egy kredit, és a megvett kredit 12 hónapig érvényes; bankkártyával vagy átutalással fizethetsz. Vásárláskor elektronikus számlát kapsz: az érvényes uniós adószámmal rendelkező uniós cégeknek fordított adózással, a magyar vevőknek 27% áfával. Az aktuális árakat a csomagok és árak oldalon találod.
- Egyedi ajánlat nagyobb szervezeteknek: ha egyszeri bejelentkezés (SSO), SLA, API vagy egyedi QTSP-dokumentáció kell, kérj ajánlatot.
Ha a céged nevében más ügyekben is aláírsz, nézd meg az elektronikus aláírás cégeknek oldalt. Partnerekkel és beszállítókkal kötött szerződésekről az elektronikus szerződéskötés oldalunk szól, az elektronikus aláírás alapjait pedig külön oldalon foglaltuk össze.
GYIK
Nem kötelező: az Mt. nem nevez meg aláírástípust, csak azt kívánja, hogy az elektronikus dokumentum alkalmas legyen a benne foglalt információ változatlan visszaidézésére, a nyilatkozó és az időpont azonosítására (22. § (2) bekezdés a) pont). Minősített aláírásnál ezt a tanúsítvány, az aláírás és az időbélyegző dokumentálja. Az aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású (eIDAS 25. cikk (2) bekezdés), és a vele aláírt szerződés teljes bizonyító erejű magánokirat (Pp. 325. § (1) bekezdés f) pont).
Az Mt. 44. §-a szerint az írásba foglalás elmulasztása miatt a munkaszerződés érvénytelenségére „csak a munkavállaló – a munkába lépést követő harminc napon belül – hivatkozhat”. Az írásba foglalásról és arról, hogy a munkavállaló megkapja a példányát, a munkáltatónak kell gondoskodnia (23. § (1) bekezdés).
Lehet, ha az e-mail írásbelinek számít. Az Mt. 22. § (3) bekezdése szerint azt a megállapodást, amelyet írásba kellett foglalni, „módosítani vagy megszüntetni csak írásban lehet”, a munkaszerződést pedig írásba kell foglalni (44. §). Egy e-mail akkor írásbeli, ha alkalmas a benne foglalt információ változatlan visszaidézésére, a küldő és az időpont azonosítására (22. § (2) bekezdés a) pont), a közlést pedig vita esetén annak kell bizonyítania, aki a felmondást küldte (24. § (4) bekezdés). A munkáltatói felmondást emellett meg kell indokolni (66. § (1) bekezdés). Minősített aláírással aláírt felmondásnál az aláíró személyét a tanúsítvány igazolja, az időpontot a minősített időbélyeg rögzíti, és a tartalom későbbi változása is kimutatható.
Nem. A DÁP eAláírást a Dáptv. 54. § (7) bekezdése szerint magánszemélyként használod, és a DÁP súgója szerint cégvezetőként vagy ügyvédként aláírva nem lesz érvényes. A munkavállaló a saját nevében, magánszemélyként a súgó szerint szerződést is aláírhat vele. A munkáltató nevében aláíró személy piaci minősített aláírást használhat: a Netlocknál a regisztráció és a tanúsítvány ingyenes.
Igen, ha az elektronikus dokumentum megfelel az írásbeliség feltételeinek. A munkabér elszámolásáról az Mt. 155. § (2) bekezdése szerint „a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig írásbeli tájékoztatást kell adni”. A tájékoztatásra a 18. § (1) bekezdése szerint a jognyilatkozat szabályait kell megfelelően alkalmazni, így elektronikus dokumentumban is megadhatod, ha az megfelel a 22. § (2) bekezdés a) pontjának. A tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló ellenőrizni tudja az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét (155. § (3) bekezdés).
Nem kell, ha te fizeted: akit meghívsz, annak az aláírását a saját kreditedből is fizetheted. A munkavállaló ingyen regisztrál, ingyenes minősített tanúsítványt kap, aláírja a dokumentumot, és ő is 15 ingyenes aláírást kap. Ő is fizetheti az aláírást, például ha a te ingyenes krediteid elfogytak, így az aláírás nem akad el a krediteken. A munkáltató oldalán is 15 ingyenes aláírással kezdesz, utána egy aláírás 1 kredit.
Igen. Minden funkció működik mobilon is, az aláírás is. Az azonosításhoz bármilyen kamerás eszköz elég, külön alkalmazást nem kell telepíteni, chipes személyivel pedig a Netlock mobilappjával még gyorsabb. A regisztrációtól kb. 3 perc alatt minősített aláírása lesz.
Írjátok alá a munkaszerződéseket és a munkaügyi iratokat elektronikusan, minősített aláírással, akár telefonon, egyszerre többet is. A regisztráció és a tanúsítvány ingyenes, 15 ingyenes aláírással kezdhetsz, a munkavállalóid pedig ingyen regisztrálnak és ingyenes tanúsítványt kapnak – az aláírásukat a saját kreditedből is fizetheted. Minden aláírásra minősített időbélyeg kerül, és az aláírt példányt minden aláíró megkapja.