E-számla hitelesítés: így biztosítod a számla eredetét és sértetlenségét

Mit jelent az e-számla hitelesítése?

Azt, hogy a számla kibocsátójának kiléte és a számla adatai a megőrzési idő végéig ellenőrizhetők maradnak. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 168/A. § (1) bekezdése szerint: „A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.”

A két kulcsfogalmat a törvény 259. §-a határozza meg:

• eredet hitelessége: „a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó vagy a számlát kibocsátó azonosságának biztosítása” (6/A. pont);
• adattartalom sértetlensége: „a számlának a törvényben előírt adattartalmát nem változtatták meg” (1/A. pont).

Ugyanezt írja elő az uniós áfairányelv (2006/112/EK) 233. cikk (1) bekezdése is minden számlára, „akár papíralapú, akár elektronikus formában bocsátották ki”.

Mi számít e-számlának? Az Áfa tv. 259. § 5. pontja szerint elektronikus számla „az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be”. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) tájékoztatója szerint ezért elektronikus számlának minősül „a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF számla is”.

Kinek a feladata? Mindkét félé. A NAV szerint a feltételt „a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell. E feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül (is) biztosíthatják.”

Kell-e aláírni az elektronikus számlát?

Nem. Az uniós áfairányelv 229. cikke kimondja: „A tagállamok nem követelik meg a számlák aláírását.” A hitelességet és a sértetlenséget viszont biztosítani kell, és erre a jogszabályok több utat adnak.

Az irányelv 233. cikk (1) bekezdése szerint „Az egyes adóalanyok határozzák meg, hogy milyen módon biztosítják a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét és olvashatóságát.” A magyar Áfa tv. két szinten ad választ:

• Üzleti ellenőrzési eljárás. A 168/A. § (2) bekezdése szerint a követelménynek „bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít”.
• Két nevesített technikai megoldás. A 175. § (2) bekezdése szerint a követelményeknek „úgy is” meg lehet felelni, ha az elektronikus számlát „a) minősített elektronikus aláírással látják el; vagy b) az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják”.

A NAV szerint ez a két megoldás az, amelynél „a törvény erejénél fogva elfogadott”, hogy az e-számla megfelel a követelményeknek. A tájékoztató azt is hozzáteszi: „Mivel az Áfa tv. felsorolása nem taxatív, megfelelőek lehetnek azoktól eltérő, az eredet hitelességét és az adattartalom sértetlenségét biztosító megoldások is”.

E-számla hitelesítés: melyik módszert válaszd?

A lehetőségeket és a hozzájuk tartozó feltételeket a táblázat foglalja össze:

Hol a helye az elektronikus bélyegzőnek az e-számlán?

Az Áfa tv. a bélyegzőt nem említi: a 175. § (2) bekezdése a minősített elektronikus aláírást nevesíti. A digitális államról szóló törvény (Dáptv.) 103. § (2) bekezdése azonban általános szabályt ad: „Ahol jogszabály elektronikus aláírást vagy elektronikusan aláírt dokumentumot említ, azon kifejezett eltérő rendelkezés hiányában elektronikus bélyegzőt vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumot is érteni kell.”

A 175. § ilyen kifejezett eltérést nem tartalmaz. A két szabályt együtt olvasva tehát ahol az Áfa tv. 175. §-a minősített elektronikus aláírást említ, ott bélyegzőt is érteni kell.

A bélyegző ráadásul pontosan arra való, amit a törvény a számlától elvár. Az eIDAS-rendelet szerint az elektronikus bélyegzőt azért csatolják az adatokhoz, „hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét és sértetlenségét” (3. cikk 25. pont). A minősített bélyegzőnél pedig „vélelmezni kell a hozzájuk kapcsolódó adatok sértetlenségét és a bélyegzőnek megfelelő eredetét” (35. cikk (2) bekezdés).

Az uniós áfairányelv 233. cikk (2) bekezdése a technológiákat csak „például” sorolja fel: a minősített tanúsítványon alapuló, biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel létrehozott fokozott biztonságú aláírást és az EDI-t, a 2016. július 1-jével hatályát vesztett 1999/93/EK irányelv fogalmaival. Az eIDAS-rendelet 50. cikk (2) bekezdése szerint „A hatályon kívül helyezett irányelvre történő hivatkozásokat az e rendeletre történő hivatkozásnak kell tekinteni.”

Mikor praktikus a bélyegző?

• Ha a számlát a cég bocsátja ki, nem egy ember. Az eredet hitelessége a kibocsátó azonosságát jelenti (Áfa tv. 259. § 6/A. pont). A bélyegzőtanúsítvány egy jogi személyhez kapcsolódik, és „igazolja az érintett jogi személy nevét” (eIDAS 3. cikk 29. pont), az elektronikus aláírás viszont mindig egy természetes személyé (3. cikk 9. pont).
• Ha sok számlát állítasz ki automatikusan. A bélyegzést a számlázó- vagy ügyviteli rendszer is elvégezheti, így nem kell minden számlát egy munkatársnak aláírnia.
• Ha a vevőid ellenőrizni akarják a számla eredetét. A bélyegzett számlán látszik, melyik szervezet bélyegezte, és változott-e azóta a tartalma.
• Ha a számlának bíróság előtt is meg kell állnia. A Pp. 325. § (1) bekezdés f) pontja szerint teljes bizonyító erejű az az elektronikus magánokirat, amelyen a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző szerepel, és – ha jogszabály előírja – időbélyegző is.

Minősített vagy fokozott biztonságú bélyegző? A törvény a minősített szintet nevesíti. A NAV tájékoztatója az aláírásról azt írja, hogy a fokozott biztonságú aláírással ellátott számla is „megfelelőként fogadható el”; a bélyegzőről külön nem szól. Ha biztosra mennél, válaszd a minősített bélyegzőt.

E-számla hitelesítése elektronikus bélyegzővel lépésről lépésre

1. Egyezz meg a vevővel az e-számláról. Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele „a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik” (Áfa tv. 175. § (3) bekezdés b) pont). A NAV szerint a beleegyezés hallgatólagos is lehet, például a számla kifizetésével.
2. Szerezz be bélyegzőtanúsítványt minősített bizalmi szolgáltatótól. Minősített bélyegzőtanúsítványt csak minősített bizalmi szolgáltató bocsáthat ki (eIDAS 3. cikk 30. pont). Hogy egy szolgáltató minősített-e, az EU bizalmi listáján ellenőrizheted. A Netlocknál a bélyegzőt online, videós azonosítással igényelheted, a tanúsítvány percek alatt elkészül, és 2 évig érvényes; a menetét a bélyegzőtanúsítvány igényléséről szóló oldalunk mutatja be.
3. Kösd be a számlázásba. Nézd meg, el tudja-e helyezni a számlázóprogramod a bélyegzőt a számlán, vagy a bélyegzést egy külön, automatikus lépésben kell megoldanod. A NAV szerint az elektronikus aláírás „független az elektronikus számla formátumától”, így PDF-en és XML-en is elhelyezhető.
4. Bélyegezd a számlát a kibocsátáskor. A hitelességet a kibocsátás időpontjától kell biztosítani (Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdés), ezért a bélyegző a kiküldés előtt kerüljön a számlára.
5. Küldd el, és őrizd meg elektronikusan. Az Áfa tv. 179. § (2) bekezdése szerint „Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg”, és ilyenkor „elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is”. A bélyegzett fájlt tehát eredeti formájában tartsd meg. A megőrzés szabályait az elektronikus archiválás témájáról szóló cikkünk mutatja be.

Hogyan ellenőrizheted egy kapott e-számla hitelességét?

Ha a számlán elektronikus aláírás vagy bélyegző van, PDF-számlánál nyisd meg a PDF-olvasó aláírások paneljét: látod, ki írta alá vagy melyik szervezet bélyegezte, mikor, és változott-e azóta a tartalom.

Minősített bélyegzőnél az ellenőrzés ugyanazokat a feltételeket vizsgálja, mint a minősített aláírásnál (eIDAS 40. és 32. cikk), például hogy a tanúsítvány a bélyegzés időpontjában minősített és érvényes volt-e. A lépéseket az aláírások és bélyegzők ellenőrzéséről szóló oldalunk mutatja be.

Ha a számlán nincs aláírás vagy bélyegző, a hitelességet neked kell biztosítanod, például üzleti ellenőrzési eljárással. A NAV szerint ilyenkor össze kell vetni a számlát az ügylet irataival, és ellenőrizni kell például, hogy „a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e”.

Ha egy befogadott számlán semmilyen védelem nincs a változtatás ellen, a NAV szerint „célszerű lehet azt elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentum védelemmel ellátnia”, és ezt több számlára egyszerre, kötegelten is megteheted.

GYIK