Elektronikus archiválás: szabályok, megőrzési idők és az e-számla archiválása

Mi az elektronikus archiválás?

Az elektronikus archiválás több egy mentésnél: az a célja, hogy egy irat évek múlva is olvasható, változatlan és bizonyíthatóan hiteles legyen. Aláírt dokumentumoknál az is kell, hogy az aláírás akkor is ellenőrizhető maradjon, amikor az aláíró tanúsítványa már lejárt, és ebben a minősített időbélyegzés segít.

Az eIDAS-rendelet az eIDAS 2.0 módosítás óta külön meghatározza a fogalmat: az elektronikus archiválás „olyan szolgáltatás, amely elektronikus adatok és elektronikus dokumentumok fogadását, tárolását, visszakeresését és törlését biztosítja annak érdekében, hogy a megőrzési időszak egésze alatt garantálja azok tartósságát és olvashatóságát, valamint megőrizze azok sértetlenségét, bizalmasságát és eredetének bizonyítékát” (3. cikk 48. pont).

A magyar szabály ugyanezt kéri attól, akinek iratot kell megőriznie. Az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség lejártáig védeni kell „a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen”, és az olvashatóságának is meg kell maradnia, például a megjelenítéshez szükséges szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával (1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet 3. §).

Mik az elektronikus archiválás szabályai?

Magyarországon a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet az alapszabály: ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését írja elő, „a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint kell teljesíteni” (1. § (1) bekezdés). A számviteli törvény is erre a jogszabályra utal az elektronikus bizonylatok megőrzésénél (169. § (5) bekezdés).

A közfeladatot ellátó szervek elektronikus archiválására a rendelet nem vonatkozik (1. § (2) bekezdés). A megőrzés a rendelet szerint különösen így történhet (4. § (2) bekezdés):

1. Bizalmi szolgáltatóval. Ha a dokumentumot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzéssel bizalmi szolgáltatót is megbízhatsz (5. § (1) bekezdés).
2. Saját rendszerben. Ha az aláírt dokumentumot nem bizalmi szolgáltatóval őrzöd meg, neked kell ellenőrizned az aláírás érvényességét, és a megőrzés teljes ideje alatt „gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról” (5. § (2) bekezdés).
3. Zárt rendszerben, amely a dokumentum keletkezésétől vagy beérkezésétől biztosítja a védelmet. A szoftver fejlesztőjének írásban kell nyilatkoznia arról, hogy a megoldás „maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak”, és a megfelelésért a fejlesztő és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felel (6. § (1), (3)–(4) bekezdés).
4. Számláknál és EDI-ben. A rendelet a számlákra egy NAV-hoz kötött, hash kódos módszert is említ (7. §), az elektronikus adatcsere (EDI) rendszerben létrehozott dokumentumoknál pedig a megőrzés az EDI-rendszerrel is teljesíthető (8. §).

A korábbi, 114/2007. (XII. 29.) GKM rendeletet az ITM-rendelet 2018. július 1-jével hatályon kívül helyezte; ha egy útmutató még arra hivatkozik, elavult.

Meddig kell megőrizni a számlákat és más iratokat?

A cégeknek a számlákat és a többi számviteli bizonylatot legalább 8 évig kell megőrizniük. A számviteli törvény szerint a könyvelést alátámasztó bizonylatot „legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni” (169. § (2) bekezdés). Bizonylat a számla, a szerződés és a bankkivonat is, ha egy gazdasági esemény elszámolását támasztja alá (166. § (1) bekezdés).

Az adózási határidő főszabálya, hogy az adó megállapításához való jog „annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el”, amelyben bevallást kellett volna tenni (Art. 202. § (1) bekezdés). A két kötelezettség egymás mellett él, ezért a számviteli törvény hatálya alá tartozó cégnek a 8 évet akkor is tartania kell, ha az adójogi elévülés korábban bekövetkezik.

Az egyéni vállalkozóra a számviteli törvény nem vonatkozik (Sztv. 2. § (3) bekezdés), az adózási iratokat viszont neki is meg kell őriznie (Art. 78. § (3) bekezdés). A kötelezettség szervezeti változással, például megszűnéssel sem szűnik meg, a bizonylatok megőrzéséről ilyenkor is intézkedni kell (Sztv. 169. § (4) bekezdés).

Hogyan kell archiválni az elektronikus számlát?

Az elektronikus számlát kizárólag elektronikusan archiválhatod, a hitelességét igazoló adatokkal együtt. Elektronikus az a számla, amelyet „elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be” (Áfa tv. 259. § 5. pont), így az e-mailben kapott PDF-számla is. Három szabályra figyelj:

1. Csak elektronikus formában őrizheted meg. „Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg.” (Áfa tv. 179. § (2) bekezdés) A számviteli törvény is elektronikus megőrzést ír elő, „oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét” (Sztv. 169. § (5) bekezdés). A kinyomtatott példány tehát nem helyettesíti az elektronikus számlát.
2. A hitelességet a megőrzés végéig biztosítani kell. „A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.” (Áfa tv. 168/A. § (1) bekezdés) A megőrzés az általad kibocsátott és a hozzád beérkezett számlákra egyaránt vonatkozik (179. § (1) bekezdés).
3. A hitelességet igazoló adatokat is meg kell őrizni. „A megőrzési kötelezettség elektronikus formában történő teljesítése esetén az adóalanynak elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is.” (179. § (2) bekezdés)

A hitelességet az áfatörvény szerint bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárás biztosíthatja, „amely a számla és a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési kapcsolatot biztosít” (168/A. § (2) bekezdés), de úgy is, ha az elektronikus számlát „minősített elektronikus aláírással látják el”, vagy EDI-rendszerben hozzák létre (175. § (2) bekezdés).

Hogy a módszerek mit jelentenek a gyakorlatban, az e-számla hitelesítés című cikkünk mutatja be. A számla formátuma a megőrzés alatt meg is változhat, ha a hitelesség, a sértetlenség és az olvashatóság megmarad (179. § (2) bekezdés).

Archiválhatod elektronikusan a papírszámlát?

Igen, ha szabályos elektronikus másolatot készítesz róla. Az áfatörvény szerint „a megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is” (179. § (2) bekezdés). A számviteli törvény akkor fogadja el az elektronikus másolatot, ha az a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítés szabályai szerint készült, és a módszer „kizárja az utólagos módosítás lehetőségét” (Sztv. 169. § (6) bekezdés).

Ezek a másolatkészítési szabályok ma a 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet XII. fejezetében vannak, amely kifejezetten kiterjed a papíralapú számviteli bizonylatról készülő elektronikus másolatra (1. § (2) bekezdés). Ha a céged állította ki vagy őrzi a bizonylatot, a másolatot minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel vagy aláírással kell ellátnia, és arra elektronikus időbélyegzőt kell tennie (74. §).

Céges iratoknál ezt elektronikus bélyegzővel is megteheted, amelyet a cég mint jogi személy hoz létre (eIDAS 3. cikk 24. pont). A másolatkészítés lépéseit a hiteles másolatról szóló cikkünk mutatja be.

Hogyan marad ellenőrizhető évek múlva is az aláírt dokumentum?

Úgy, hogy bizonyítani tudod, mikor készült az aláírás, és hogy a dokumentum azóta nem változott. Az elektronikus aláírás érvényességét ugyanis az aláírás időpontjára vizsgálják: minősített aláírásnál azt, hogy a tanúsítvány „az aláírás időpontjában” minősített és érvényes volt-e (eIDAS 32. cikk (1) bekezdés a)–b) pont). Egy archívumban viszont évek telnek el: a tanúsítvány lejár vagy visszavonják, a kriptográfiai algoritmusok pedig idővel gyengülhetnek.

Ebben segít a minősített időbélyegző. Az eIDAS-rendelet szerint „a minősített elektronikus időbélyegző esetében vélelmezni kell az általa feltüntetett dátum és időpont pontosságát, valamint az adott dátumhoz és időponthoz kapcsolt adatok sértetlenségét” (41. cikk (2) bekezdés). A minősített időbélyegző az egyezményes koordinált világidőhöz kötött pontos időforráson alapul, és úgy kapcsolja az adatokat az időponthoz, hogy az „ésszerű mértékben kizárja az adatok észrevétlen megváltoztatásának lehetőségét” (42. cikk (1) bekezdés a)–b) pont).

A más tagállamban kiadott minősített időbélyegzőt is minősítettként kell elismerni (24a. cikk (6) bekezdés), így a Magyarországon kiadott minősített időbélyegző a többi tagállamban is minősítettnek számít.

A technikai megoldást az ETSI EN 319 102-1 szabvány írja le (4.3.1. és 4.3.5.1. pont). Az időbélyeggel ellátott aláírás igazolja, hogy az aláírás egy adott időpontban már létezett, ezért akkor is ellenőrizhető, ha a tanúsítványt később visszavonták.

Hosszú távú megőrzésnél az aláíráshoz csatolják az ellenőrzéshez szükséges adatokat, majd újabb időbélyegekkel védik őket, és ezt még azelőtt megismétlik, hogy a korábbi védelem elgyengülne. PDF-aláírásnál erre szolgál a PAdES Baseline LTA formátum. Ha a Netlockkal írsz alá, minden aláírásodra minősített időbélyeg kerül, és az aláírás alapértelmezetten ilyen formátumú.

A tanúsítványokhoz kapcsolódó adatokat a bizalmi szolgáltató a tanúsítvány lejártától számított legalább 10 évig megőrzi (Dáptv. 88. § (1) bekezdés). Hogy egy archivált PDF aláírása rendben van-e, az elektronikus aláírás ellenőrzése oldalunkon leírt módon nézheted meg.

A Netlock minősített bizalmi szolgáltató, és az EU bizalmi listáján minősített időbélyegzés nyújtójaként szerepel. A bizalmi szolgáltatókat Magyarországon a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság felügyeli (Dáptv. 95. § (1) bekezdés). Ha a céged archívumát minősített időbélyegzővel védenéd, időbélyeget az alkalmazáson belüli áruházban vásárolhatsz, bármilyen mennyiségben: minél többet veszel, annál olcsóbb. Nagyobb mennyiséghez kérj ajánlatot. A részleteket az időbélyegzés oldalunkon találod.

Mit mond az eIDAS 2.0 az elektronikus archiválásról?

Az eIDAS 2.0, vagyis az (EU) 2024/1183 rendelet az elektronikus archiválást külön bizalmi szolgáltatásként szabályozza (eIDAS 45i–45j. cikk). Két szabályát érdemes ismerned:

• A nem minősített archívum is számít. Az elektronikus archiválási szolgáltatással megőrzött adatok joghatása és bizonyítékként való elfogadhatósága „nem tagadható meg kizárólag amiatt, hogy azok elektronikus formátumban állnak rendelkezésre, illetve hogy megőrzésük nem minősített elektronikus archiválási szolgáltatás igénybevételével történik” (45i. cikk (1) bekezdés).
• A minősített archívumhoz vélelem tartozik. A minősített szolgáltatással megőrzött adatoknál a megőrzés ideje alatt „vélelmezni kell az adatok sértetlenségét és megfelelő eredetét” (45i. cikk (2) bekezdés).

Minősített archiválási szolgáltatást csak minősített bizalmi szolgáltató nyújthat, olyan eljárásokkal, amelyek az iratok tartósságát és olvashatóságát „a technológiai érvényességi időszakon túlmenően és legalább a jogi vagy szerződéses megőrzési időszak tartamára” biztosítják. A jogosultak automatikusan kérhetnek jelentést arról, hogy egy visszakeresett irat sértetlensége vélelmezhető (45j. cikk (1) bekezdés).

A más tagállamban nyújtott minősített archiválást is el kell ismerni (24a. cikk (10) bekezdés), és hogy egy szolgáltatás minősített-e, a tagállami bizalmi listákból derül ki (22. cikk (1) bekezdés).

A magyar polgári perrendtartás is fűz vélelmet a minősített archiváláshoz. Az aláírt adatokat a tárolást végző szolgáltató igazolása alapján az ellenkező bizonyításáig meg nem hamisítottnak kell tekinteni, ha a szolgáltató az átvételkor meggyőződött a hitelesítés érvényességéről, a tárolást kormányrendeletben meghatározott feltételekkel, a Dáptv. szerinti minősített archiválási szolgáltatás vagy az állami elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás keretében végzi, és igazolja az okirat hitelességét (Pp. 325. § (8) bekezdés).

Mire figyelj, ha archiváló rendszert választasz?

A jogszabályokból ez a kérdéslista következik:

• Véd-e a törlés, az utólagos módosítás és a jogosulatlan hozzáférés ellen a teljes megőrzési idő alatt, és olvasható marad-e minden irat? (ITM-rendelet 3. §)
• Ellenőrzi-e az aláírások érvényességét a befogadáskor, és fenntartja-e a megőrzés alatt? (5. § (2) bekezdés)
• Zárt rendszernél megvan-e a fejlesztő írásos nyilatkozata és a 6. § (5) bekezdése szerinti dokumentáció a működésről, a technológiákról és a szabványokról?
• Elektronikusan őrzi-e az e-számlákat a hitelességet igazoló adatokkal együtt? (Áfa tv. 179. § (2) bekezdés)
• Visszakereshetők-e a bizonylatok a könyvelési hivatkozás alapján? (Sztv. 169. § (2) bekezdés)
• Minősített időbélyegzővel látja-e el az iratokat, hogy az időpont és a sértetlenség évek múlva is bizonyítható legyen? (eIDAS 41. cikk (2) bekezdés)
• Minősített archiválást keresel? Nézd meg, szerepel-e a szolgáltató ilyen szolgáltatással a bizalmi listán (eIDAS 22. cikk).

GYIK